Hvad er persondataforordningen?
Persondataforordningen er et EU regulativ, som har til formål at beskytte personer i forbindelse med behandling personoplysninger. Det træder i kraft den 25. maj. 2018. Foreninger er også underlagt persondataforordningen.
I praksis betyder det, at Kirke Hyllinge Tennisklub skal beskrive og oplyse hvilke persondata der indsamles, opbevares og hvad de anvendes til, samt hvem der har adgang til oplysningerne. Desuden skal man opgive hvilke data man videregiver til 3. part. Disse oplysninger er samlet i "Vilkår for medlemsskab", som er tilgængelig på Kirke Hyllinge Tennisklubs hjemmeside.
For medlemmer betyder det, udover oplysningerne i "Vilkår for medlemsskab", at medlemmerne har ret til at få udleveret og slettet sine persondata, hvis grundlaget for opbevaringen og anvendelsen ikke længere er til stede.
Dataansvarlige i Kirke Hyllinge Tennisklub
I Kirke Hyllinge Tennisklub er de dataansvarlige dem som er oprettet som administratorer i vores medlemsregistreringssystem. Det er formanden og 2 bestyrelsesmedlemmer. De kan kontaktes via hjemmesidens menupunkt "Kontakt" på www.khiftennis.dk.
Personhenførbare data i Kirke Hyllinge Tennisklub
Kirke Hyllinge Tennisklub indsamler, opbevarer og anvender oplysningerne om medlemmerne i forhold til medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, depositum for nøgler til anlægget og klubhuset, deltagelse i KHIF-tennis' aktiviteter og opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven.
Følgende oplysninger indsamles: Navn fødselsdato og år, køn, telefonnummer, mailadresse og indmeldelsesdato. Af hensyn til kontaktmulighederne kan der for børn og unge under 18 år, opbevares kontaktoplysninger om forældrene.
For ansatte opbevares og anvendes herudover cpr.-nr, og kontonummer til brug ved udbetaling af løn og til registrering af oplysninger til skattemyndigheder.
Kirke Hyllinge Tennisklub indhenter lovpligtige børneatatester på personer, der arbejder med børn under 15 år.
I forbindelse med booking af baner, indsamles op opbevares oplysninger om medlemsnummer og navn i bookingkalenderern i klubhuset. Disse oplysninger fjernes når perioden er afviklet.
I forbindelse med deltagelse i aktiviteter, f.eks træning, turneringer og sociale arrangementer indsamler, opbevarer og anvender kirke Hyllinge Tennisklub følgende oplysninger: Deltagergebyr og aktivitetsoplysninger, samt resultater.
Ved udsendelse af mails til medlemmerne anvender Kirke Hyllinge Tennisklub enten medlemsystemet eller Outlook, hvor mails sendes via bcc. I begge tilfælde vil det enkelte medlem opleve at mailen er sendt som enkeltstreng, hvilket betyder at modtagerne ikke kan se hinandens mailadresser.
Billeder
Kirke Hyllinge tennisklub indsamler, opbevarer og anvender billeder der er taget i forbindelse med aktiviteter under skyldig hensyntagen til de ophavsretlige regler.
Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, og andre må ikke Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra det sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemesiden, uanset at enkeltpersoner kan genkendes. Hvis situationsbilledet kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen tilsagn fra den/de personer der er på billedet. Billeder af børn bør ikke vises, i infoskrivelser eller på hjemmesiden, uden forældrenes samtykke.
Opbevaring og adgang til personhenførbare data og billeder
De personhenførbare oplysninger opbevares i Kirke Hyllinge Tennisklubs administrative system der leveres og hostes af Memberlink. Medlemmerne har adgang til egne data.
Kirke Hyllinge Tennisklubs bestyrelsesmedlemmer med administratorrettigheder har adgang til alle medlemmes data.
Kontaktoplysninger på bestyrelsesmedlemmer, frivillige trænere m.fl. samt billeder er offentligt tilgængelige på Kirke Hyllinge tennisklubs hjemmeside og i nogle tilfælde i klubinformationsskrivelsen SMASH-info.
Videregivelse af personhenførbare data.
I forbindelse med ansøgning om tilskud fra f.eks Lejre kommune, videregives oplysninger vedr. medlemmerne i Kirke Hyllinge Tennisklub.
I forbindelse med adgang til indendørs tennis i Bramsnæsvighallen i vinterhalvåret, videregiver Kirke Hyllinge Tennisklub oplysninger på den ansvarlige kontaktperson, som er en fra bestyrelsen. Oplysningerne er Navn, fødselsdato, telefonnummer og mailadaresse. Lejre kommune anvender disse oplysninger til at føre en log over hvor mange adgangsbrikker til Bramsnæsvighallen der er udleveret til kirke Hyllinge Tennisklub.
Medlemmers ret til at få slettet persondata
Personhenførbare data kan op deles i tre hovedgrupper
- Billeder
Billeder der er taget på offentligt område kan ikke kræves slettet.
Billeder hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kanikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål.
- Persondata
Disse data vil sædvanligvis være omfattet af persondataforordningen og kan slettes efter 5 år. I praksis vil medlemsoplysningerne typisk blive slettet ved udmeldelse af Kirke Hyllinge Tennisklub.
- Adgangslog til klubhus og banebookningsoplysninger.
Data vedr. banebookning slettes efter perioden er gået. Oplysninger om nøgler til anlægget og klubhuset opbevares så længe medlemsskabet er aktivt.
Medlemmer som ønsker sine persondata slettet kan sende en anmodning til administratorerne i på khif.tennis.dk
Historiske data har medlemmerne ikke ret til at få slettet. Det er f.eks turneringsresultater og præmier/pokaler og hverv i klubben. Historiske data gemmes kun med begrænsede personhenførbare data f.eks. navn, årstal, række, resultat og billede.
© 2011-2024